E-Arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv fatura, dijital ortamda oluşturulan ve saklanan, geleneksel kağıt faturaların elektronik versiyonudur. Türkiye’de 2014 yılında yürürlüğe giren bu sistem, vergi mükelleflerinin elektronik ortamda fatura düzenlemesini ve bu faturaları saklamasını sağlayan bir uygulamadır. Elektronik fatura (e-fatura) ile benzerlik gösterse de, e-arşiv faturanın kullanım alanı biraz daha geniştir. E-arşiv faturalar, e-fatura düzenlemeyen mükellefler tarafından da kullanılabilir ve fatura ile ilgili işlemler dijital ortamda yapılır.

E-Arşiv Faturanın Avantajları

1. Hızlı ve Kolay İşlem
   E-arşiv faturalar, kağıt fatura düzenlemeye göre çok daha hızlı ve kolay bir şekilde oluşturulabilir. Elektronik ortamda fatura düzenlemek, zaman ve iş gücü tasarrufu sağlar. Aynı zamanda fatura gönderme ve alma işlemleri de anlık olarak gerçekleştirilebilir.
2. Vergi Usul Kanunu’na Uyum
   E-arşiv faturalar, Türkiye’deki Vergi Usul Kanunu’na uygun olarak hazırlanır. Bu sayede vergi denetimlerinin daha şeffaf bir şekilde yapılması mümkün hale gelir. Elektronik ortamda düzenlenen faturalar, vergi daireleri tarafından hızlı bir şekilde incelenebilir ve gerekli durumlarda mükellefe bildirimde bulunulabilir.
3. Kağıt Tasarrufu ve Çevre Dostu
   E-arşiv faturalar, kağıt tüketimini azaltır ve çevreye duyarlı bir uygulama sağlar. Bu sayede hem maliyetler düşer hem de işletmelerin çevreye olan olumsuz etkisi azalır.
4. Kolay Arşivleme ve Saklama
   E-arşiv faturalar dijital ortamda saklandığı için, fiziksel saklama alanına gerek yoktur. Bu, işletmelerin arşivleme işlerini çok daha kolay ve düzenli bir şekilde yapmalarını sağlar. Ayrıca dijital faturaların yedeklenmesi, kaybolmalarını engeller.
5. Erişilebilirlik ve Güvenlik
   E-arşiv faturalar, internet üzerinden kolayca erişilebilir. Yedekleme ve güvenlik önlemleri sayesinde, faturaların kaybolması ya da hasar görmesi riski ortadan kalkar. Ayrıca, sadece yetkili kişiler bu verilere erişebilir, bu da veri güvenliği sağlar.

E-Arşiv Fatura Kimler İçin Zorunludur?

E-arşiv fatura, belirli bir ciroyu aşan işletmeler için zorunlu hale gelmiştir. 2020 yılı itibarıyla Türkiye’de yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzerinde olan işletmeler, e-fatura sistemine geçiş yapmak zorundadır. Bu işletmeler aynı zamanda e-arşiv fatura kullanmakla yükümlüdür. Ancak, e-fatura kullanmayan işletmeler de e-arşiv fatura sistemini tercih edebilirler. Kısacası, e-arşiv faturanın zorunlu olup olmadığı, işletmenin faaliyet büyüklüğüne ve ciro seviyesine bağlıdır.

E-Arşiv Faturanın Düzenlenmesi ve Gönderilmesi

E-arşiv fatura düzenlemek için, öncelikle bir e-fatura entegratörü veya muhasebe yazılımı kullanmak gerekmektedir. Bu yazılımlar, fatura oluşturma, gönderme ve arşivleme işlemlerini kolaylaştırır. E-arşiv faturası, mükellefler tarafından elektronik ortamda oluşturulup, alıcıya iletilir. Bu işlem, vergi dairesine de bildirildiği için tüm süreç dijital ortamda denetlenebilir. Faturanın içeriği, vergi dairesine iletilmeden önce kontrol edilir ve doğrulama işlemleri yapılır. Herhangi bir hata veya eksiklik bulunması durumunda, fatura geçersiz sayılabilir.

E-Arşiv Faturanın Yasal Geçerliliği

E-arşiv faturalar, kağıt faturalarla aynı yasal geçerliliğe sahiptir. Yani, bir işletme e-arşiv fatura düzenlese de, bu faturanın hukuki anlamda hiçbir farkı yoktur. Elektronik ortamda düzenlenen faturalar, aynı zamanda elektronik imza ile doğrulanarak güvence altına alınır. Bu sayede, mükelleflerin düzenledikleri e-arşiv faturalarının geçerliliği ve güvenliği garanti altına alınır.

E-Arşiv Fatura ve KDV Beyannamesi İlişkisi

E-arşiv faturaların, KDV beyannamesine etkisi büyüktür. KDV beyannamesi, e-arşiv faturalarla kolayca ilişkilendirilebilir. Elektronik ortamda düzenlenen faturalar, KDV beyannamesine anında yansır. Bu, vergi mükelleflerinin vergi beyannamelerini doğru ve zamanında düzenlemelerini sağlar. Ayrıca, vergi dairesi tarafından yapılan denetimlerde, e-arşiv faturaları daha hızlı bir şekilde kontrol edilebilir.

E-Arşiv Faturanın Geleceği

Dijitalleşmenin hızla arttığı günümüzde, e-arşiv fatura sisteminin geleceği oldukça parlak görünmektedir. Hem işletmelerin vergi yükümlülüklerini yerine getirmelerini kolaylaştıran hem de çevreye duyarlı bir sistem olan e-arşiv faturanın kullanımının giderek artması beklenmektedir. Türkiye’de ve dünyada dijitalleşmenin artmasıyla, e-arşiv fatura kullanımının da daha fazla yaygınlaşması öngörülmektedir.

Son Olarak

E-arşiv fatura, işletmelerin dijital ortamda fatura düzenlemelerini sağlayan, yasal geçerliliği olan ve vergi mükelleflerinin yükümlülüklerini yerine getirmelerine yardımcı olan bir sistemdir. Bu uygulama, kağıt faturaya göre birçok avantaj sunar, özellikle zaman tasarrufu, güvenlik ve kolay erişim gibi faktörler ön plana çıkar. Vergi mükelleflerinin, işlerini dijitalleştirmeleri ve e-arşiv fatura sistemine geçmeleri, hem maliyetleri düşürür hem de vergi beyannamelerini doğru bir şekilde düzenlemelerine yardımcı olur.