E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-arşiv faturası, kağıt faturaların dijital ortamda düzenlenmesi ve saklanması işlemi olarak tanımlanabilir. 2010 yılından itibaren Türkiye’de uygulamaya konulan e-fatura, e-arşiv faturası gibi dijital belge türleri, vergi mükelleflerinin işlerini daha hızlı ve verimli bir şekilde yapmalarını sağlıyor. Bu yazıda, e-arşiv faturası kesmenin adımlarını, avantajlarını ve gerekli detayları öğreneceksiniz.

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv faturası, mükelleflerin fatura düzenlerken elektronik ortamda, yani internet üzerinden düzenledikleri, sakladıkları ve ilettikleri bir fatura türüdür. Elektronik ortamda düzenlenen bu faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirli kurallar çerçevesinde kabul edilmekte ve kullanılmaktadır. E-arşiv faturası, e-fatura sistemine geçiş yapmayan ancak fatura düzenlemeye zorunlu olan işletmeler için bir alternatif çözüm sunmaktadır.

E-Arşiv Faturasının Farkları

E-arşiv faturası ile kağıt faturalar arasındaki en temel fark, dijital ortamda düzenlenmesidir. E-arşiv faturası, elektronik ortamda oluşturulup, vergi dairesine onay için iletilir ve alıcıya da dijital olarak gönderilir. Bu işlemde kağıt belgeye ihtiyaç duyulmaz. E-arşiv faturası, e-fatura sistemine dahil olmayan mükellefler için belirli bir limitin üzerinde mal veya hizmet satışı yapıldığında düzenlenmesi zorunlu olan bir belgedir.

E-Arşiv Fatura Kesme Adımları

E-arşiv faturası kesmek için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:

1. GİB Portalına Giriş Yapın
   E-arşiv faturası kesebilmek için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) internet sitesine girmeniz ve kullanıcı bilgilerinizi kullanarak sisteme giriş yapmanız gerekmektedir. GİB portalında işlem yapabilmek için bir mali mühür almanız gerekir.
2. Fatura Düzenleme Ekranına Erişim Sağlayın
   GİB portalına giriş yaptıktan sonra, “E-Arşiv Faturası” kısmına tıklayarak fatura düzenleme ekranına ulaşın. Burada, alıcı bilgileri, mal veya hizmet açıklamaları ve diğer gerekli fatura bilgilerini girebilirsiniz.
3. Alıcı Bilgilerini Girin
   Fatura düzenleme ekranında, alıcıya ait bilgiler istenecektir. Burada, alıcının adı, adresi, vergi kimlik numarası gibi bilgileri doğru bir şekilde girmelisiniz. Alıcı bilgilerini kaydettikten sonra, fatura satırlarına geçebilirsiniz.
4. Fatura Kalemlerini Ekleyin
   E-arşiv faturasında, sattığınız ürün veya hizmetin açıklamasını, birim fiyatını, miktarını ve toplam tutarını belirtmeniz gerekmektedir. Bu kalemleri doğru bir şekilde ekledikten sonra, e-arşiv faturası toplam tutarını otomatik olarak hesaplar.
5. Vergi Oranı ve Diğer Bilgileri Seçin
   Faturanızı oluştururken, ürün veya hizmetin vergi oranını seçmeniz gerekecektir. Ayrıca, KDV tutarı ve diğer vergiler de bu adımda belirtilebilir. Vergi oranı ve diğer bilgilerin doğru olduğundan emin olun.
6. Faturayı Onaylayın ve Gönderin
   Tüm bilgileri doldurduktan sonra, faturayı kontrol edin ve son bir kez onaylayın. E-arşiv faturası sistemine kaydedildikten sonra, alıcıya elektronik ortamda gönderilecektir. Ayrıca, fatura hem alıcı hem de satıcı için dijital ortamda saklanabilir.
7. Faturayı Kaydedin
   Faturanız gönderildikten sonra, sistem otomatik olarak faturayı kaydeder. GİB sistemi üzerinden oluşturduğunuz bu fatura, hem siz hem de alıcı için geçerli bir fatura olacaktır.

E-Arşiv Faturası Kesmenin Avantajları

E-arşiv faturası kesmenin birçok avantajı vardır. Bunlardan bazıları şunlardır:

• Dijital Ortamda Depolama: E-arşiv faturaları, kağıt ortamda saklanmasına gerek kalmadan dijital ortamda saklanabilir. Bu, arşivleme sürecini daha hızlı ve pratik hale getirir.
• Zaman ve İş Gücü Tasarrufu: Fatura kesme işlemi dijital ortamda yapılacağı için zaman kaybı ortadan kalkar. Ayrıca, kağıt fatura basma ve gönderme işlemleri de ortadan kalkar.
• Hata Azaltma: Elektronik ortamda düzenlenen faturalar, manuel hata riskini azaltır. Sistemde yapılan hesaplamalar otomatik olarak doğru olur.
• Vergi Uyumunu Kolaylaştırma: E-arşiv faturası, vergi beyannamesi için gerekli bilgilerin toplanmasında kolaylık sağlar. GİB sistemi, e-arşiv faturalarını doğrudan vergi sistemine ilettiği için vergi beyannamesi hazırlarken işinizi kolaylaştırır.
• Çevre Dostu: Kağıt kullanımı azalır, böylece çevre dostu bir uygulama olur. Dijital faturaların kullanımı, kağıt israfını engeller ve sürdürülebilir bir çözüm sunar.

E-Arşiv Faturası Kesme Zorunluluğu

E-arşiv faturası kesme zorunluluğu, 2019 yılı itibarıyla Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından başlatılan bir uygulamadır. Belirli bir ciroyu aşan ve e-fatura kullanmayan işletmeler için e-arşiv faturası kesme zorunluluğu getirilmiştir. 2020 yılından itibaren, 5 milyon TL ve üzeri yıllık cirosu olan işletmelerin e-arşiv faturası kullanması zorunlu hale gelmiştir.

E-Arşiv Faturası ile İlgili Sık Sorulan Sorular

E-arşiv faturası nedir?
E-arşiv faturası, dijital ortamda düzenlenen ve saklanan bir fatura türüdür. Bu fatura, kağıt faturanın dijital versiyonudur ve GİB tarafından onaylanan bir belgedir.

E-arşiv faturası hangi işletmeler için gereklidir?
E-arşiv faturası, belirli bir cirosu aşan işletmeler için gereklidir. 2020 yılından itibaren 5 milyon TL ve üzeri yıllık cirosu olan işletmelerin e-arşiv faturası kullanması zorunludur.

E-arşiv faturası nasıl düzenlenir?
E-arşiv faturası düzenlemek için GİB portalına giriş yaparak gerekli alıcı bilgilerini girip, fatura kalemlerini ekleyerek faturayı oluşturabilirsiniz.

Son Olarak

E-arşiv faturası, işletmelerin dijitalleşen dünyaya uyum sağlamalarını sağlayan önemli bir adımdır. Hem vergi uyumu hem de iş süreçlerinin hızlanması açısından büyük avantajlar sunar. E-arşiv faturasının doğru bir şekilde kesilmesi ve dijital ortamda saklanması, işletmelerin vergi yükümlülüklerini yerine getirmelerini kolaylaştırır ve kağıt israfını engeller. Bu sistem, işletmelere hem zaman hem de maliyet tasarrufu sağlar.